FAQ

FP Sign peut être utilisé pour signer des fichiers PDF, y compris le format PDF/A-1b et divers formats PDF/A-3. La lisibilité est assurée, pour une durée de stockage de 110 ans maximum, et les documents indiquent immédiatement une modification ultérieure via la signature (protection d'intégration). Les documents signés avec FP Sign peuvent ensuite être archivés de manière à respecter les règles de révision et au GoBD, et à respecter toutes les exigences légales en matière de stockage de documents.

Il existe plusieurs options pour ajouter une signature avancée ou qualifiée à un document FP Sign :

a) La signature électronique qualifiée (qeS)

La signature électronique qualifiée est le niveau de signature le plus élevé et le plus sécurisé d'Europe. Si l'utilisateur dispose déjà d'une unité de signature électronique qualifiée, l'application FP Sign Client peut être utilisée pour créer la signature à l'aide du matériel clé qualifié, ainsi que du certificat (celui-ci est émis par un centre de gestion de la confidentialité sous forme de certificat électronique ou de certificat personnel). Mentana-Claimsoft aide les entreprises à obtenir des documents de signature électronique qualifiés auprès d'un centre de gestion de la confidentialité.

Si l'utilisateur ne dispose pas encore de sa signature électronique qualifiée, il peut contacter un intermédiaire tel que Mentana-Claimsoft et émettre une procuration. Grâce à cette autorisation, les experts en signature de Mentana-Claimsoft peuvent réaliser un acte intermédiaire conformément à la loi allemande sur la signature, SigG, au nom de l'utilisateur.

b) La signature avancée

Les utilisateurs ne disposant pas encore d'un certificat de signature avancé peuvent l'acheter auprès de Mentana-Claimsoft. La signature avancée garantit à l'expéditeur et au destinataire la même intégrité (immuabilité) que la signature électronique qualifiée, mais à un niveau de sécurité inférieur, par exemple par une simple vérification du mot de passe. Pour la majorité des documents, la signature avancée est légalement valable en Allemagne. 

 Le destinataire a différentes options.

a) Il peut rejeter la signature d'un document et en indiquer le motif.

b) Par exemple, si des modifications ultérieures doivent être incluses dans un contrat, le destinataire peut insérer des corrections dans le document à signer, télécharger un nouveau fichier PDF, le signer et le renvoyer à l'expéditeur pour une nouvelle signature.

c) FP Sign peut également être utilisé pour échanger des fichiers PDF inscriptibles, car ils sont utilisés, par exemple, comme questionnaire par des assureurs maladie. Les questionnaires préremplis peuvent être édités, signés dans le document et renvoyés à l'assurance maladie par le destinataire via FP Sign. 

Les signatures qualifiées dans FP Sign sont créées avec les produits Mentana-Claimsoft AutoSigner ou OfficeSigner et ces deux programmes ont été certifiés par la Federal Network Agency (ABnetzA) via le fabricant. La base juridique de la déclaration du fabricant est l'article 17, alinéa 4, sous 2 de la loi sur la signature, en association avec l'article 15 (5) sous 1 de ce règlement. De plus, AutoSigner est considéré et qualifié comme un service de livraison électronique éligible pour le courrier électronique lorsqu'il est éligible pour eIDAS. Comme dernière fonction de sécurité, le document signé peut être contrôl'/vérifié et le protocole correspondant indique la sécurité.

FP Sign est conforme aux exigences de eIDAS en vigueur depuis le 1er juillet 2016 pour les signatures utilisées par PaDES (ETSI TS 119 142-1 ou DIN EN 319 142-1: 2016-08). eIDAS offre aux utilisateurs le grand avantage de la protection juridique européenne. Les applications spécifiques sont, par exemple, des relations commerciales transfrontalières. FP Sign répond également aux exigences de la loi allemande sur la signature SigG.

Le niveau de sécurité et donc la preuve et la validité d'un document peuvent être déterminés par l'utilisateur lui-même en sélectionnant le type de signature. Pour pouvoir présenter un document légal, lisible et non manipulable au tribunal, une signature avancée, créée par le biais de FP Sign, suffit dans la plupart des cas. La raison : FP Sign enregistre le journal d'activités complet de chaque document. Dans l'historique, la validité et donc l'intégrité de la signature sont confirmées.

L'expéditeur indique à quel niveau de signature le destinataire doit être enregistré. Le destinataire ouvre le lien vers le document qui lui a été envoyé et peut le signer en un clic. Pour signer un document avancé, le destinataire n'a pas besoin d'être enregistré auprès de FP Sign ou de détenir une licence pour FP Sign ou un logiciel spécial.

Grâce à FP Sign, les documents peuvent être signés avec la signature avancée à tout moment et à partir d'un grand nombre d'appareils mobiles.

FP Sign a été développé en Allemagne par Mentana-Claimsoft GmbH, une filiale de Francotyp-Postalia Holding AG. Mentana-Claimsoft est spécialisée dans le développement de signatures électroniques depuis sa fondation en 1996. Mentana-Claimsoft utilise des centres de données en Allemagne pour ses services, tels que FP Sign, qui sont certifiés par l'Office fédéral de la sécurité de l'information (BSI). En outre, la propre infrastructure de stockage du client peut être connectée.

L'identification du destinataire peut s'effectuer via une méthode TAN mobile ou via une méthode d'identification vidéo. Dans les deux cas, l'expéditeur doit connaître l'adresse électronique et le numéro de téléphone mobile. Dans le cas de la méthode Video-Ident, le destinataire a besoin d'une pièce d'identité ou d'un passeport en cours de validité. Cela permet une double vérification de bon destinataire.

Pour signer et échanger des documents électroniquement avec FP Sign, l'expéditeur doit disposer d'un compte FP Sign. Mais cela peut déjà être intégré dans des programmes CRM ou ERP existants dans le cadre d'une solution professionnelle. Les utilisateurs peuvent également se connecter directement via le portail www.fp-sign.com et obtenir un compte.