Conditions générales

Général

Les présentes conditions générales de vente (ci-après également dénommées "CGV") s'appliquent à la relation commerciale entre Francotyp Postalia nv/sa (ci-après dénommée "Prestataire/Concédant de licence") et le Client (ci-après dénommé "Utilisateur/Licencié") dans la mesure où cette relation concerne l'offre, la livraison, la commande et le contrat - incluant la période d'essai - relatifs au FP Sign. FP Sign est une solution de portail qui peut être utilisée pour signer des documents électroniquement. Dans le cas d'une relation continue entre le fournisseur et l'utilisateur en ce qui concerne FP Sign, les présentes conditions générales continuent de s'appliquer et ne doivent pas être déclarées applicables encore et encore. Les dérogations et compléments aux présentes conditions générales ne sont valables que s'ils ont été expressément convenus par écrit.

1. Application des conditions générales de vente

1.1. Les conditions d'achat ou autres conditions de l'Utilisateur ne s'appliquent que si le Fournisseur les accepte expressément par écrit. Les accords divergents, les accords supplémentaires ou les modifications ultérieures, ainsi que les accords (verbaux) et/ou les promesses d'employés, de représentants ou d'agents, ne lient l'offrant que s'ils sont confirmés par écrit par l'offrant.

1.2. Toutes les offres et autres déclarations faites par l'initiateur sont sans obligation, à moins que l'initiateur n'indique expressément le contraire par écrit. L'Utilisateur garantit l'exactitude et l'exhaustivité des exigences, spécifications de performance et autres données sur lesquelles le Fournisseur fonde son offre, que le Fournisseur a indiquées au Fournisseur ou en son nom.

1.3. En cas de nullité ou d'annulation d'une disposition des présentes conditions générales, les autres dispositions des présentes conditions générales restent pleinement en vigueur et la disposition annulée ou annulée est alignée aussi étroitement que possible sur l'objet de la présente disposition.

1.4. Le Fournisseur peut toujours imposer des exigences (supplémentaires) concernant la communication entre les parties ou l'exécution d'actes juridiques par courrier électronique.

1.5. Si le fournisseur n'exige pas le strict respect de ces conditions, cela n'implique pas que ces conditions ne s'appliqueraient pas ou qu'il perdrait le droit d'exiger le strict respect de ces conditions dans des cas futurs, similaires ou non.

1.6. Dans la relation commerciale entre le fournisseur et l'utilisateur, les conditions générales de livraison FP-Ruys peuvent également s'appliquer. Dans la mesure où la relation d'affaires concerne l'utilisation de FP Sign, les présentes conditions générales prévalent à tout moment.

2. Contrat, prix et paiement

2.1. Les contrats d'utilisation entre le Fournisseur et l'Utilisateur sont conclus après que l'Utilisateur a envoyé le formulaire d'inscription en ligne via le site Web du Fournisseur et que le Fournisseur confirme par écrit la réception de ce formulaire d'inscription à l'Utilisateur, ou si l'Utilisateur commence à utiliser FP Sign.

2.2. Toutes les offres, devis et offres de prix sont sans obligation d’achat et basés sur les informations fournies par l'Utilisateur. Les offres, devis et offres de prix sont valables quatorze jours, sauf convention contraire écrite. L'utilisateur garantit l'exactitude et l'exhaustivité des informations qu'il fournit. Les prix sont basés sur les prix, les taux, les salaires, les taxes, les droits, les charges, etc. applicables au moment de l'offre, du devis et de l’offre de prix. Si, après la confirmation de commande, un ou plusieurs des facteurs de coûts mentionnés ci-dessus sont modifiés, le fournisseur est en droit d'adapter le prix convenu en conséquence. Si l'augmentation de prix est supérieure à 15%, l'utilisateur a le droit de résilier le contrat.

2.3. Toutes les factures seront payées par l'Utilisateur conformément aux conditions de paiement indiquées sur la facture. En l'absence de conditions particulières, l'Utilisateur paiera dans les 30 jours suivant la date de facturation.

2.4. Si l'utilisateur constate des inexactitudes dans la facture, il doit en informer le fournisseur par écrit dans un délai d'un mois après réception de la facture. Si l'Utilisateur n'informe pas le Fournisseur des inexactitudes de la facture dans le délai fixé, l'Utilisateur ne peut plus invoquer la correction de la facture.

2.5. L'utilisateur n'a jamais le droit de compensation et / ou

suspension dans la mesure où l'Utilisateur n'est pas une personne physique qui n'agit pas dans l'exercice d'une profession ou d'une activité.

2.6. En cas de non-paiement par l'Utilisateur des sommes dues dans les délais, l'Utilisateur sera redevable d'un intérêt de 1,5% par mois sur le montant restant dû sans qu'un rappel ou une mise en demeure ne soit nécessaire.

2.7. Si l'Utilisateur agit dans l'exercice de sa profession ou de son activité et que l'Utilisateur continue, après mise en demeure, à ne pas payer la créance, l'Utilisateur sera également tenu, outre le montant total alors dû, de payer intégralement les frais de recouvrement extrajudiciaires, y compris tous les frais d'assistance juridique, avec un minimum de 15% du montant total dû.

2.8. Si, à tout moment, le fournisseur a des doutes raisonnables quant à la solvabilité de l'utilisateur, il a le droit, avant d'effectuer (d'autres opérations), d'exiger de l'utilisateur un paiement anticipé ou de fournir une garantie à hauteur des montants que le fournisseur a ou aura à réclamer à l'utilisateur, que ceux-ci soient dus et payables ou non.

3. Durée et résiliation

3.1. L'accord sera tacitement prolongé d'année en année après l'expiration de la durée du contrat, sauf résiliation par l'une des parties. L'utilisateur peut toujours résilier le contrat en respectant un délai de résiliation d'un mois à la fin de la période contractuelle. Si l'Utilisateur n'agit pas dans l'exercice de sa profession ou de son activité, il peut résilier le contrat en respectant un préavis d'un mois. Le préavis de résiliation doit être donné par écrit.

3.2. Si l'Utilisateur souhaite résilier le contrat avant son exécution, ou si la commande est annulée par l'Utilisateur, ce dernier sera tenu de payer une indemnité forfaitaire et irréductible égale à 33% du montant de la facture, sans préjudice du droit du Fournisseur de réclamer une indemnité plus élevée et justifiée.

4. Livraison

4.1. Un délai de livraison convenu n'est jamais une date limite. Toutes les dates (de livraison) indiquées ou convenues par le fournisseur ont été déterminées au mieux de ses connaissances sur la base des données connues du fournisseur au moment de la conclusion du contrat. En cas de retard de livraison, l'Utilisateur doit mettre le Fournisseur en demeure par écrit, l'Utilisateur devant respecter un délai raisonnable d'au moins 30 jours après la mise en demeure pour la livraison.

4.2. Les déclarations communiquées par le prestataire, telles que dépliants, publicités, lettres et courriers électroniques, ont été compilés par le prestataire au meilleur de sa connaissance, mais ne sont que des estimations et des approximations de la réalité. Seuls les écarts importants qui ont un effet extrêmement négatif sur le fonctionnement du logiciel donnent à l'utilisateur le droit de résilier le contrat, auquel cas aucune des parties n'a droit à une indemnisation.

4.3. Le fournisseur a le droit de refuser les commandes de l'utilisateur ou de ne pas livrer, si

I) leur acceptation et/ou leur exécution est contraire à la (nouvelle) législation ou réglementation

II) l'Utilisateur en violation de ses obligations envers le Fournisseur au titre de tout contrat ou des présentes conditions générales, et/ou

III) L'Utilisateur agit illégalement envers le Fournisseur.

5. Transfert des droits d’utilisation

5.1. Les employés de l'Utilisateur ne sont pas considérés comme d'autres parties que l'Utilisateur lui-même.

5.2. L'utilisateur s'engage expressément à ne pas exporter le logiciel, directement ou indirectement.

5.3. Si l'Utilisateur agit en violation des deux premiers alinéas du présent article, le Fournisseur est en droit de résilier tous les contrats avec l'Utilisateur avec effet immédiat et de cesser toute livraison, sans que l'Utilisateur puisse prétendre à une quelconque indemnisation. Le Fournisseur a également le droit de récupérer tout dommage commercial et d'image subi par l'Utilisateur.

5.4. En cas de livraison ultérieure à d'autres parties, l'Utilisateur garantit le Fournisseur contre toute réclamation de ces parties, pour quelque motif que ce soit.

6. Logiciels

6.1. Le fournisseur offre FP Sign comme une solution de portail qui peut être utilisée via un navigateur et une application de bureau ou une application mobile ou via une solution intégrée dans les systèmes utilisateurs existants, y compris, mais sans s'y limiter, les systèmes CRM et ERP.

6.2. Le fournisseur et l'utilisateur s'engagent à coopérer étroitement et efficacement, en particulier la responsabilité personnelle, organisationnelle et technique de l'utilisateur est essentielle. L'Utilisateur doit en tout état de cause :

a. fournir la documentation et les informations appropriées nécessaires à la fourniture du service, en particulier pour les équipements, dispositifs, programmes informatiques et composants de programmes informatiques existants sur lesquels le logiciel sera utilisé ou avec lesquels le logiciel communiquera ;

b. à mettre à sa charge des espaces de travail, des équipements, du personnel et des équipements de travail techniquement adaptés, dans la mesure où cela est nécessaire pour la prestation des services ;

c. documenter les erreurs dans les services fournis au cours des essais ou de l'utilisation sous une forme reproductible et au moins compréhensible pour en informer immédiatement le fournisseur ;

d. fournir l'équipement et une connexion Internet fonctionnelle.

6.3. Tous les manquements de la part de l'Utilisateur visés aux points a à d sont à la charge de l'Utilisateur.

6.4. Si l'utilisateur ne remplit pas l'obligation de paiement prévue par le contrat en raison d'un défaut dans le service fourni, le fournisseur a le droit de suspendre sa propre prestation jusqu'à ce qu'il paie encore l'indemnité moins le montant économique du défaut. Le Fournisseur est en droit de facturer à l'Utilisateur les frais liés à la suspension.

7. Droits de propriété intellectuelle ou industrielle

7.1. Tous les droits de propriété intellectuelle et industrielle sur les logiciels, sites Web, fichiers de données, équipements ou autres matériels tels que les analyses, conceptions, documentations, rapports, devis, ainsi que le matériel préparatoire développé ou mis à disposition dans le cadre du Contrat sont détenus exclusivement par le Fournisseur, ses concédants ou ses fournisseurs. L'utilisateur n'acquiert que les droits d'utilisation expressément accordés par les présentes conditions générales et par la loi. Tout autre droit ou droit plus étendu de l'Utilisateur de reproduire des logiciels, sites Web, fichiers de données ou autres matériels est exclu. Un droit d'utilisation auquel l'Utilisateur a droit est non exclusif et incessible à des tiers.

7.2. L'Utilisateur n'est pas autorisé à supprimer ou à modifier toute indication concernant la nature confidentielle ou concernant les droits d'auteur, marques, noms commerciaux ou autres droits de propriété intellectuelle ou industrielle des logiciels, sites Web, bases de données, matériels ou matériels.

7.3. Le Fournisseur est autorisé à prendre des mesures techniques pour protéger le logiciel ou en vue de limiter d'un commun accord la durée du droit d'utilisation du logiciel. L'Utilisateur n'est pas autorisé à supprimer ou à contourner une telle mesure technique. Si des mesures de sécurité empêchent l'Utilisateur d'effectuer une copie de sauvegarde du logiciel, le Fournisseur fournira à l'Utilisateur une copie de sauvegarde sur demande.

7.4. A moins que le Fournisseur ne fournisse à l'Utilisateur une copie de sauvegarde du logiciel, l'Utilisateur peut faire une copie de sauvegarde du logiciel, qui ne peut être utilisée que pour se protéger contre une perte involontaire de possession ou des dommages. La copie de sauvegarde ne doit être installée qu'après une perte involontaire de possession ou un dommage. Une copie de sauvegarde doit porter les mêmes étiquettes et mentions de copyright que celles qui figurent sur l'original.

8. Restrictions d'utilisation

8.1. En utilisant le site Web ou les services du Fournisseur, l'Utilisateur s'engage expressément à ne pas mener d'activités portant atteinte aux droits de tiers, y compris, mais sans s'y limiter, des activités offensantes et discriminatoires.

8.2. L'utilisateur doit s'abstenir des activités suivantes lorsqu'il utilise FP Sign :

a. se permettre ou permettre à une autre personne d'accéder ou d'utiliser le compte d'un autre Utilisateur sans le consentement préalable de cet Utilisateur ;

b. la diffusion de virus informatiques ou d'autres codes, fichiers ou logiciels qui interfèrent avec le fonctionnement des logiciels, du matériel informatique ou des dispositifs de communication électronique, les détruisent ou en altèrent la fonctionnalité ;

c. effectuer des piratages ;

d. la manipulation de codes sources à partir des sites Web du fournisseur ;

e. la création de blocus, de déviations, de désactivation ou d'autres actions avec des fonctions liées à la sécurité qui imposent des restrictions sur l'utilisation des sites Web du fournisseur ;

f. toute activité, y compris, mais sans s'y limiter, le raclage d'écran et le scraping de données, dans le but d'obtenir des listes d'utilisateurs ou d'autres informations.

9. Support clients

9.1. Le fournisseur fournit le soutien suivant à l'utilisateur concernant l'utilisation de FP Sign :

a. des conseils et un soutien en ce qui concerne les fonctions du logiciel ;".

b. le traitement des erreurs survenant lors de l'utilisation correcte du logiciel ou des erreurs qui deviennent visibles dans la documentation du logiciel qui l'accompagne ;

c. fournir des mises à jour ou des mises à niveau de FP Sign.

9.2. Le traitement des erreurs comprend le diagnostic, la réparation des causes d'erreurs ainsi que les services visant à réparer les erreurs.

9.3. Le support client est limité au logiciel installé par l'Utilisateur et sous licence par l'Utilisateur.

9.4. La liste de services suivante n'est pas incluse dans le support clients:

a. en dehors des heures d'ouverture ;

b. les services relatifs à des modifications du logiciel qui n'ont pas été effectuées par le Fournisseur ;

c. des services pour des programmes informatiques ou des parties de programmes informatiques qui ne relèvent pas du champ d'application de la licence accordée par le Fournisseur à l'Utilisateur ;

d. pour les logiciels dont l'état de version n'est plus maintenu par le fournisseur ;

e. les services qui deviennent nécessaires vu que l'Utilisateur ne remplit pas ses obligations au titre du contrat ;

f. les services relatifs aux logiciels pour lesquels l'Utilisateur n'a pas installé de mises à jour ou d'autres fixations fournies et l'erreur signalée a déjà été corrigée dans ces mises à jour ou fixations, à moins que l'installation de ces mises à jour et fixations soit raisonnablement impossible pour l'Utilisateur pour des raisons indépendantes de sa volonté.

9.5. Le service support clients du fournisseur est disponible les jours ouvrables entre 08:30 et 17:00.

10. Vie privée

10.1. Dans l'intérêt de la relation commerciale entre le Fournisseur et l'Utilisateur, l'Utilisateur fournit des données personnelles au Fournisseur, y compris, mais sans s'y limiter, des données de contact. Le fournisseur doit être considéré comme le responsable du traitement en ce qui concerne ce traitement. Le fournisseur traitera les données personnelles (des employés) de l'utilisateur dans la plus stricte confidentialité. Celles-ci ne seront pas mises à la disposition de tiers, à moins que le Fournisseur n'y soit légalement obligé ou si cela est nécessaire pour la prestation des services. Le Fournisseur traite les données personnelles conformément aux lois et règlements applicables, y compris, mais sans s'y limiter, le Règlement général sur la protection des données (RGP) et la Loi sur les télécommunications.

L'Utilisateur peut consulter la déclaration de confidentialité du Prestataire pour plus d'informations concernant le traitement des données personnelles par le Prestataire.

10.2. L'utilisateur traite les données personnelles du personnel et des tiers, y compris les coordonnées et les signatures en utilisant la solution portail FP Sign. L'utilisateur est responsable du traitement des données personnelles qu'il a saisies dans la solution du portail et assume la responsabilité du traitement des données personnelles traitées dans le cadre de l'utilisation de la solution du portail.

11. Responsabilité, indemnisation

11.1. Sans préjudice des dispositions légales impératives applicables en matière de responsabilité du fait des produits et de garantie, le fournisseur n'est pas responsable de tout manquement dans l'exécution du contrat ou de tout bien et/ou service, sauf si ce manquement résulte d'une faute intentionnelle ou d'une négligence grave de la part du fournisseur.

11.2. Le Fournisseur n'est jamais responsable des dommages indirects et/ou consécutifs et/ou des pertes d'exploitation (y compris, mais sans s'y limiter, la perte de bénéfices, les économies manquées et la perte d'intérêts), les interruptions de production, les dommages ou le remplacement du matériel et des biens, les frais de réparation, reprogrammation et reproduction des programmes et données qui font partie ou sont utilisés avec le dommage livré et immatériel. Toute responsabilité pour ces dommages est exclue.

11.3. La responsabilité totale du prestataire pour les dommages directs n'excédera jamais le montant à payer par l'assureur de responsabilité du prestataire à cet égard et si l'assurance responsabilité civile ne s'appliquerait plus jusqu'à un maximum des coûts de la solution du portail FP Sign qui ne fonctionne pas (suffisamment) ou n'est pas fournie.

11.4. Par dommages directs, on entend exclusivement les dommages directs :

a. les coûts raisonnables que l'Utilisateur devrait encourir pour que l'exécution du contrat par le Fournisseur soit conforme à l'accord. Toutefois, ces dommages ne seront pas indemnisés si l'Utilisateur a résilié le contrat ;

b. les frais encourus par l'Utilisateur pour maintenir nécessairement son ou ses anciens systèmes et installations connexes opérationnels plus longtemps parce que le Fournisseur n'a pas livré à une date de livraison qui lui était contraignante, moins les économies qui pourraient être réalisées en raison du retard de livraison ;

c. les frais raisonnables engagés pour déterminer la cause et l'étendue du dommage, dans la mesure où il s'agit d'un dommage direct au sens des présentes conditions générales ;

d. les frais raisonnables engagés pour prévenir ou limiter les dommages, dans la mesure où l'Utilisateur démontre que ces frais ont conduit à la limitation des dommages directs au sens des présentes conditions générales.

11.5. La responsabilité du fournisseur doit être réglée immédiatement et correctement, mais au plus tard dans les 5 jours suivant la découverte du motif de responsabilité prétendue, par écrit. La mise en demeure doit contenir une description aussi détaillée que possible du manquement allégué, afin que le fournisseur soit en mesure d'y répondre adéquatement.

11.6. Le Fournisseur décline toute responsabilité pour tout dommage de l'Utilisateur résultant d'une mauvaise utilisation ou d'une utilisation incorrecte (par des tiers) de la solution du portail FP Sign, pour laquelle le Fournisseur n'a donné aucune instruction ou a donné une instruction différente.

11.7. À la fin d'un délai d'un an à compter du fait dommageable, la responsabilité du fournisseur expire dans la mesure où l'utilisateur n'est pas une personne physique qui n'agit pas dans l'exercice d'une activité professionnelle ou commerciale.

12. Force majeure

12.1. Aucune des parties n'est tenue d'exécuter une obligation si elle en est empêchée par suite d'un cas de force majeure. Sont également considérés comme cas de force majeure les cas de force majeure des fournisseurs du Fournisseur, la mauvaise exécution des obligations des fournisseurs prescrites par l'Utilisateur pour le Fournisseur, ainsi que les défauts des articles, matériaux, logiciels de tiers dont l'Utilisateur a prescrit l'utilisation pour le Fournisseur.

12.2. Si un cas de force majeure a duré plus de quatre-vingt-dix jours, les parties ont le droit de résilier le contrat par écrit. Ce qui a déjà été accompli en vertu de l'accord est alors réglé proportionnellement, sans que les parties se doivent quoi que ce soit d'autres.

13. Droit applicable et litiges

13.1. Tous les accords entre le Fournisseur et l'Utilisateur sont régis par le droit belge. L'applicabilité de la Convention de Vienne de 1980 sur les ventes est exclue, dans la mesure où l'Utilisateur n'est pas une personne physique qui n'agit pas dans l'exercice d'une profession ou d'une activité commerciale.

13.2. Tout litige eventuel entre le Fournisseur et l'Utilisateur sera porté devant un tribunal compétent des Tribunaux de Bruxelles. Si l'Utilisateur est une personne physique qui n'agit pas dans l'exercice d'une profession ou d'une activité commerciale, cet Utilisateur peut également saisir d'autres tribunaux, dans la mesure où cela découle de la loi.